9 правил деловой встречи

Известно, что предмет обсуждения и правильное поведение на встрече – две составляющих успешной сделки. Сегодня мы поговорим о втором пункте. Вроде все и так понятно: пунктуальность, опрятный внешний вид, вежливость… Чего уж велосипед изобретать.

При этом сегодня я поделюсь с вами некоторыми секретами и хитростями, которые дополнят основные правила деловой встречи и повысят шансы на успех. Так что велосипед мы не изобретем, но усовершенствуем! Меня зовут Владимир Якуба, записывайте 9 правил!

Правило №1: Правильное приглашение     

Начать нужно с правильного приглашения. Допустим, вы нашли компанию, которой вы можете быть интересны. Как презентовать свой товар/услугу, чтобы с вами захотели общаться? Предлагаю следующую схему:

- Здравствуйте!

- Добрый день.

- Павел?

- Да.

- Меня зовут Иван Иванов, я из компании «ПромтоСтрой». Я вам звоню по достаточно нестандартному вопросу, есть у вас пара минут?

- Слушаю.

- Мне порекомендовали позвонить вам или напрямую к руководителю (Антону Валерьевичу) по вопросу аренды спецтехники. С кем можно обсудить этот вопрос?

После этих слов у вашего собеседника складывается ощущение, что вы уже общались с его руководителем (хотя вы просто знаете его имя), а значит, он точно вас выслушает. Дальше, используя цифры и факты, отметьте 3 пункта, почему предложение может быть интересным потенциальному клиенту, затем отправьте коммерческое предложение и договоритесь о перезвоне. 

Когда будете общаться второй раз, пригласите человека чай попить с конфетами и обсудить вопрос. Тогда у человека возникнет образ, что встреча будет приятной. Помните: побеждают те, кто умеет отходить от стандартов.

Правило №2: Составление плана

Не надейтесь на память. Если вы получили согласие потенциального клиента на встречу, составьте список вопросов, которые хотите обсудить. Он будет вашим спасательным кругом, если вы что-то забудете или разволнуетесь.

   Также обдумайте:

• цель переговоров;

• результаты: какой будет оптимальный для обеих сторон, какой вас устроит;

• количество участников: кто лучше остальных в вашей компании разбирается в вопросе обсуждения, кто сможет поучаствовать в переговорах с вами;

• сам процесс: вступительную речь, структуру презентации, брейки.

«Каждый час, затраченный на планирование вашей работы, сберегает три или четыре часа» (Кроуфорд Гринуолт). 

Правило №3: Подготовка «раздаточного материала»

Недавно прочитал историю. Менеджер одной московской компании, специализирующейся на продаже офисных принадлежностей, пришел на переговоры. Все шло гладко, противоположная сторона обдумала предложение и согласилась. Только вот… Договор менеджер не взял. И все провалилось.

Не хочу, чтобы вы попали в аналогичную ситуацию, поэтому рекомендую подготовить «раздаточный материал». Позаботьтесь о том, чтобы у каждого участника был блокнот с ручкой, распечатайте свои визитки и буклеты с характеристиками товара/услуги, возьмите с собой договор. Обдумайте все детали, чтобы потом не краснеть.

Правило №4: Опрятный и деловой внешний вид

«По внешнему виду не судят только самые непроницательные люди» (Оскар Уайльд). Советую надеть на встречу строгий костюм нейтрального цвета и туфли. Вам нужно выглядеть опрятно даже в слякоть, поэтому обязательно возьмите с собой салфетки, чтобы в случае чего протереть обувь. 

Девушкам советую быть аккуратными с:

• макияжем;

• маникюром;

• прической,

вызывающая внешность отталкивает. 

Правило №5: Пунктуальность

Некоторые люди специально опаздывают, чтобы показать свою значимость. Категорически не рекомендую этого делать, так вы наоборот показываете, что не цените время партнера. После этого он задумается, стоит ли с вами сотрудничать. Лучше приезжайте за 15 минут, а в случае форс-мажора найдите способ предупредить человека.

Правило №6: Деловой этикет иностранцев  

Если вы встречаетесь с иностранцем, заранее узнайте их обычаи и этикет. Вот несколько примеров.

1. Если японец говорит «да», это не означает, что он с вами согласен. Скорее, что он вас услышал и понял.

2. В Китае подача супа означает, что переговоры подходят к концу. Гость должен встать из-за стола первым.

3. Переговоры с корейцами считаются начатыми, когда обе стороны обменяются визитками.

4. В Индии корова – священное животное, учтите это, когда будете обсуждать с администратором ресторана меню.

5. Американцы и канадцы показывают, что им импонирует собеседник, когда называют его по имени. Не сочтите за невежливость.

Так что изучайте этикет стран!

Правило №7: Демонстрация заинтересованности

Покажите участникам, что вы заинтересованы и вовлечены в обсуждение: выключите телефон, переверните его экраном вниз. Ну, а если вам предстоит разговор с Президентом, заранее предупредите об этом.

Если посреди презентации у кого-то зазвонил телефон – не обращайте внимания. Человеку и так неловко.

Правило №8: Время – деньги

Бывает и так, что все идет не по плану. Например, очередь из 20 человек, пробка или гололед – есть вещи, на которые нельзя повлиять. Так и в переговорах. Обсуждение какого-то вопроса может затянуться, и вы поймете, что не укладываетесь в запланированное время. Что тогда делать? Ведь время – деньги.

Лайфхак такой: спросите аудиторию «Сколько у нас есть еще времени?». По реакции находящихся в кабинете вы поймете, можете ли вы продолжить, или лучше встретиться еще раз.

Правило №9: Правильное прощание

В конце встречи подведите итоги: 

• напомните основные моменты, запишите тезисы;

• напомните дату и место следующей встречи;

• если пока не договорились о встрече, обсудите, кто кому позвонит по этому вопросу.

Прощайтесь в хорошем настроении – и неважно, договорились вы или нет.

Хорошего настроения и удачных переговоров!

Владимир Якуба специально для Planet Today