Создание сайта для автоматизации закупочных процедур

Одним из важных этапов развития компании является автоматизация закупок. Как правило, закупочный процесс в его классическом виде занимает много времени и предполагает выполнение большого количества действий, которые можно автоматизировать: поиск и отбор поставщиков, встреча и заключение договора, отслеживание поставки — все это может делать онлайн-система, а силы сотрудников направлены на решение более важных и сложных задач.

Сегодня организовывать закупочную процедуру вручную является неэффективным решением, поэтому большинство руководителей ищут варианты, как ускорить и оптимизировать этот процесс. Многие компании автоматизируют бизнес-процессы при помощи электронных площадок, активное развитие которых началось еще несколько лет назад и продолжается до сих пор. Особенно сильно на популярность электронных площадок повлияли события 2022 года, когда российский рынок оказался изолированным от западного. Тогда предприятия стали экстренно искать выход на новых поставщиков ПО (например, замена SAP Ariba) и перестраивать стратегию работы. Эксперты отметили, что только за осень 2022 года был отмечен сильный скачок роста закупок малого объема, который составил 29%. В 2023 году рост продолжается.

Решения для автоматизации закупочных процессов сейчас особенно актуальны. Предлагаем рассмотреть, при помощи каких ресурсов удобнее всего переводить закупки в онлайн. Например, одним из популярных вариантов решений является тип площадки маркетплейс (КИМ, корпоративный интернет-магазин). В статье компании-разработчика AGORA вы можете узнать про него подробнее.

Почему полезно автоматизировать закупочный процесс

Решение для автоматизации закупочных процедур позволяет решить сразу несколько проблем, с которыми сталкиваются компании.

1. Дороговизна закупочного процесса. Закупочные процедуры могут стоить очень дорого, если они состоят из большого количества этапов — из-за этого вовлекается много людей в процесс и увеличиваются финансовые затраты. Платформа автоматизирует большую часть задач, чем позволяет снизить затраты на закупку товаров и услуг. Собственная площадка для закупок дает возможность получить более выгодные цены за счет здоровой конкуренции между поставщиками.

2. Поиск и отбор поставщиков. Обычно поиск добропорядочного поставщика занимает много времени и сил. Более того, многие поставщики даже не попадают в поле зрения заказчиков из-за различных бюрократических процедур отбора на привычных общедоступных ЭТП. А собственная площадка для закупок помогает оптимизировать процесс отбора поставщиков, чтобы заказчик мог изучить все существующие предложения и выбрать наиболее подходящие. Это помогает в работе обеим сторонам — и поставщику, и заказчику.

3. Затраты ресурсов на работу с документами. Еще одно преимущество, которое дает разработка онлайн-ресурса для автоматизации закупок — оформление всей документации через закупочный сайт. Интеграция с ЭДО и ЦП позволяет быстро заключать и подписывать договора, акты и прочие документы.

4. Долгие согласования. Управление закупками при помощи онлайн-площадки позволяет сильно сократить сроки проведения всего закупочного процесса, в первую очередь, за счет быстрого заключения сделок и согласования сроков поставок.

5. Невозможность контролировать закупочный процесс. Без онлайн инструментов заказчик не имеет возможности контролировать закупки «здесь и сейчас»: сложно отслеживать статус заказа, проводить анализ поставок и вести статистику — это можно делать вручную, но в таком случае процедура требует вовлечения большого количества сотрудников, которые могли бы распределить свое время более продуктивным способом. Система же позволяет отслеживать весь процесс в режиме онлайн, чем сильно упрощает и оптимизирует работу всей компании.

6. Ошибки на всех этапах. Любые процессы, в которых задействован человеческий фактор, не застрахованы от появления в них ошибок. Создание и внедрение площадки для автоматизации закупок сводит неточности и ошибки к минимуму на любой стадии работы, поскольку все задачи выполняет алгоритм программы.

Варианты площадок для автоматизации закупок

Способ автоматизации закупочного процесса стоит выбирать, исходя из запроса владельца компании. Необходимо определить цель разработки платформы, бюджет, изучить различные типы площадок, их преимущества и недостатки, выбрать добросовестного разработчика.

Есть три наиболее популярных решения, которые позволяют автоматизировать проведение закупок:

• SRM система;

• корпоративный интернет-магазин (КИМ);

• ЭТП или электронная торговая площадка;

Предлагаем подробнее рассмотреть каждое из решений.

Корпоративный интернет-магазин

КИМ — это электронный магазин малых закупок, то есть площадка, на которой частным компаниям удобно проводить закупки на сумму, которая не превышает лимиты, определенные законом 44-ФЗ. Проведение закупок через КИМ возможно у единственного поставщика. При этом участие поставщиков в конкурсе не является обязательным условием.

Такое решение имеет ряд преимуществ:

• заказчик получает возможность проводить все малоценные закупки на единой площадке без использования сторонних ресурсов;

• и для заказчика, и для поставщика удобная опция электронного документооборота — все акты, договоры и прочие документы оформляются программой онлайн, а стороны могут использовать цифровую подпись;

• возможна интеграция с ERP и сторонними ресурсами;

• формирование рейтинга доверенных поставщиков, который заказчику помогает выбирает надежного контрагента;

• отчетность и аналитика — программа анализирует работу площадки, формирует отчетность, статистику, на основе которых можно выстраивать дальнейшую стратегию работы;

• поставщик получает возможность работать с заказчиком напрямую, избегая посредников;

• создание здоровой конкурентной среды на платформе, что одинаково положительно влияет на взаимодействие обеих сторон закупочного процесса.

Собственная ЭТП

Разработка собственной ЭТП для реализации процесса закупок может показаться непростым на первый взгляд решением, однако может стать хорошим вариантом, поскольку современные площадки, как правило, создаются под конкретную компанию, добавлением дополнительных модулей под запрос, учетом преимуществ предыдущих разработок и возможностью тестирования системы с момента запуска. Все это позволяет создать уникальное решение, которое будет отвечать всем поставленным задачам.

Преимущества у собственной ЭТП следующие:

• торги без лишних затрат — в отличие от сторонних площадок на собственной платформе вам не придется ни за что доплачивать;

• на своей площадке владелец может использовать любые ресурсы для оптимизации процесса закупок, если они не выходят за рамки законодательства, поэтому можно осуществлять интеграцию со всевозможными сторонними сервисами и программами для обеспечения удобства работы обеих сторон;

• на площадке у каждого пользователя есть свой личный кабинет, где он может заключать сделки, отслеживать статус заказа и хранить необходимую информацию, и все это производится под контролем заказчика-владельца площадки и на высоком уровне информационной безопасности;

• цепочка поставок становится абсолютно прозрачной — владелец компании контролирует весь процесс работы: сроки поставки, база поставщиков, контроль качества товара;

SRM система для автоматизации закупок

SRM или Supplier Relationship Management — это система, которая позволяет осуществлять взаимодействия компании-заказчика с поставщиками. Иногда этот инструмент используют как самостоятельный ресурс, иногда — в совокупности с ЭТП.

Преимущества, которые дает SRM система:

• инструменты системы позволяют полностью автоматизировать весь закупочный цикл: определить потребности разных отделов компании, найти поставщиков и провести их комплаенс до начала взаимодействия по закупке, сформировать отчетность и провести аналитику работы;

• каталог доступен для просмотра в любое время, поэтому каждое отделение организации может выбрать позиции и оставить запрос на закупку определенных товаров;

• бюджеты, выделяемые на совершение закупочных процедур снижаются за счет автоматизации огромного количества рутинных действий.

При автоматизации закупочных процедур все бизнес-процессы оптимизируются. Это положительно сказывается на работе компании в целом, а не только отдела закупок. Задачи закупщиков становятся более важными, поскольку сотрудникам больше не приходится заниматься рутинной работой — все это берет на себя система.

Выбор решения для автоматизации закупочного процесса зависит от потребностей компании-заказчика и подбирается в соответствии с запросом и финансовыми возможностями. Вендор и интегратор AGORA более 10 лет успешно разрабатывает и внедряет в работу различные площадки для автоматизации процессов продаж и закупок. Об особенностях каждого из решений компании вы можете узнать подробнее по ссылке.