НДФЛ с зарплаты: что это и правила расчета

НДФЛ – налог на доходы физических лиц. Когда человек работает по трудовому договору, налог обычно рассчитывает, удерживает и перечисляет в бюджет работодатель как налоговый агент. Поэтому сотруднику в большинстве случаев не нужно самостоятельно вычислять налог с каждой зарплаты и отправлять его в ФНС.

 

При этом расчет стал сложнее из-за прогрессивной шкалы. НДФЛ с зарплаты в 2026 году может рассчитываться по ставкам 13, 15, 18, 20 и 22% в зависимости от размера дохода. Повышенный процент применяется не ко всей зарплате сразу, а только к части налоговой базы, которая превысила установленный лимит.

 

Компании важно не только правильно начислять заработную плату, но и удерживать налог, применять вычеты, подавать уведомления и отчетность. Если эти задачи необходимо передать специалистам, бухгалтерский аутсорсинг позволяет организовать расчет зарплаты и сопровождение бухгалтерского и налогового учета.

 

Что такое НДФЛ

 

НДФЛ – это подоходный налог, который физическое лицо платит с доходов, облагаемых по правилам Налогового кодекса РФ. Зарплата является одним из наиболее распространенных таких доходов.

 

Для сотрудника механизм выглядит достаточно просто. Работодатель начисляет заработную плату, определяет налоговую базу, учитывает положенный вычет, вычисляет налог и удерживает его при выплате дохода. После этого человеку перечисляют сумму за минусом НДФЛ.

 

Например, если зарплата составляет 100 000 рублей и вся налоговая база облагается по ставке 13%, без вычетов налог составит 13 000 рублей. Сотрудник получит 87 000 рублей.

 

Подробнее о принципах налогообложения доходов физических лиц можно прочитать в материале НДФЛ: что это и как считать.

 

Плательщики и объект налогообложения

 

Формально плательщиком НДФЛ является физическое лицо, получающее облагаемый доход. Однако при выплате заработной платы обязанности по расчету и перечислению налога в большинстве случаев выполняет работодатель.

 

Компания в такой ситуации выступает налоговым агентом. Это значит, что она должна правильно определить облагаемый доход сотрудника, применить соответствующую ставку, предоставить вычет при наличии оснований, удержать налог и перечислить его в бюджет.

 

Налоговый статус человека также имеет значение. Для налоговых резидентов и нерезидентов правила и ставки могут отличаться в зависимости от вида дохода и обстоятельств его получения.

 

Какие доходы облагаются НДФЛ

 

 

НДФЛ относится не только к заработной плате. Налоговый кодекс предусматривает разные группы доходов, для которых могут применяться собственные правила, ставки, вычеты и порядок расчета.

 

Трудовые доходы

 

К ним относятся оклад, премии и многие другие выплаты сотруднику в рамках трудовых отношений. Именно с этой категорией чаще всего связан НДФЛ с зарплаты.

 

Работодатель рассчитывает налог по соответствующей налоговой базе нарастающим итогом с начала года. В 2026 году для основной группы доходов резидентов применяется прогрессивная шкала ставок от 13 до 22%.

 

Дивиденды

 

Доход участника или акционера от распределения прибыли облагается по отдельным правилам. Дивиденды не следует автоматически складывать с зарплатой для применения общей прогрессивной шкалы: налоговые базы необходимо определять с учетом норм НК РФ.

 

Доходы от продажи недвижимости

 

При продаже квартиры, дома, земельного участка или другого имущества может возникнуть облагаемый доход. Налог рассчитывается с учетом срока владения, расходов на приобретение и возможности применить имущественный вычет.

 

Если минимальный срок владения соблюден и выполняются условия освобождения, платить НДФЛ с продажи может не потребоваться.

 

Выигрыши в рекламных акциях

 

Для некоторых выигрышей законодательство предусматривает специальный порядок налогообложения. Поэтому использовать обычный зарплатный процент для любой подобной выплаты нельзя.

 

Доходы нерезидентов

 

Для человека, который не является налоговым резидентом РФ, ставка зависит от вида дохода и его статуса. В ряде случаев действуют специальные правила, поэтому бухгалтерия должна определить налоговый статус до расчета.

 

Что значит «зарплата на руки»

 

Фраза «зарплата на руки» обычно означает сумму, которую работник фактически получает после удержания НДФЛ.

 

Важно различать три понятия: начисленная зарплата, налог и сумма к выплате. Если в трудовом договоре указан оклад 120 000 рублей, это обычно сумма до удержания НДФЛ, если из условий договора явно не следует иное.

 

При ставке 13% и отсутствии вычетов расчет выглядит так:

 

120 000 × 13% = 15 600 рублей НДФЛ.

 

На руки сотрудник получит:

 

120 000 − 15 600 = 104 400 рублей.

 

Это не значит, что работодатель уменьшил установленный оклад. Часть начисленного дохода ушла в бюджет как налог.

 

Формула расчета НДФЛ

 

В самом простом случае формула выглядит так:

 

НДФЛ = налоговая база × ставка.

 

Однако при прогрессивной шкале нельзя всегда просто умножить весь годовой доход на один процент. Если налоговая база превысила соответствующий порог, повышенная ставка применяется только к сумме превышения.

 

Для основной группы доходов резидентов действует следующая шкала:

 

• 13% – с части налоговой базы до 2,4 млн рублей включительно;
• 15% – с части свыше 2,4 млн до 5 млн рублей;
• 18% – с части свыше 5 млн до 20 млн рублей;
• 20% – с части свыше 20 млн до 50 млн рублей;
• 22% – с части свыше 50 млн рублей.

 

Поэтому вопрос, сколько процентов НДФЛ удержат, нельзя всегда решать только по размеру одной месячной выплаты. Значение имеет накопленная с начала года налоговая база.

 

Как рассчитать НДФЛ

 

Работодатель рассчитывает налог нарастающим итогом. Это означает, что бухгалтерия учитывает доход сотрудника с начала календарного года, а не рассматривает каждый месяц полностью изолированно.

 

Например, пока основная налоговая база работника не превысила 2,4 млн рублей, применяется ставка 13%. После превышения этого порога часть дохода сверх лимита облагается по ставке 15%.

 

Если затем база превысит 5 млн рублей, к следующей части применяется уже 18%.

 

Такой подход нужен для того, чтобы повышенный процент не распространялся задним числом на всю ранее полученную зарплату.

 

Пример расчета НДФЛ

 

Предположим, сотрудник получает 250 000 рублей в месяц и никаких вычетов нет.

 

За девять месяцев его доход составит:

 

250 000 × 9 = 2 250 000 рублей.

 

Эта сумма пока находится в пределах первого порога. Налог с нее рассчитывается по ставке 13%.

 

В октябре общий доход достигнет 2 500 000 рублей. Из них первые 2,4 млн рублей облагаются по ставке 13%, а 100 000 рублей превышения – по ставке 15%.

 

Таким образом, переход на следующую ступень не означает, что весь доход сотрудника за год внезапно облагается по более высокому проценту. Повышенная ставка применяется только к соответствующей части налоговой базы.

 

Как удержать НДФЛ

 

Налоговый агент удерживает исчисленный налог непосредственно из дохода физического лица при его фактической выплате.

 

Например, если сотруднику начислена заработная плата 80 000 рублей, а налог составляет 10 400 рублей, работодатель перечислит человеку 69 600 рублей, а удержанные 10 400 рублей направит в бюджет в установленный срок.

 

Если применен налоговый вычет, сначала уменьшается налоговая база, а затем рассчитывается НДФЛ.

 

Работодатель не должен произвольно уменьшать заработный доход сотрудника на дополнительный процент сверх рассчитанного налога.

 

Когда уплачивать подоходный налог

 

В 2026 году работодатели перечисляют удержанный НДФЛ в зависимости от того, в какой части месяца была произведена выплата.

 

Для налога, удержанного с доходов с 1-го по 22-е число месяца, действует один цикл уведомления и уплаты. Для налога, удержанного с 23-го числа по последний день месяца, – второй. ФНС подтверждает, что налоговые агенты подают уведомления по НДФЛ два раза в месяц.

 

Сроки уплаты НДФЛ и подачи уведомления

 

По общему порядку:

 

• по НДФЛ, удержанному с 1-го по 22-е число, уведомление подают не позднее 25-го числа текущего месяца, налог уплачивают не позднее 28-го;
• по налогу, удержанному с 23-го числа по последний день месяца, уведомление направляют не позднее 3-го числа следующего месяца, а уплату производят не позднее 5-го числа.

 

Если установленная дата приходится на выходной или праздничный день, применяется перенос по правилам НК РФ.

 

Как отчитаться о НДФЛ

 

Работодатель должен не только удерживать и перечислять налог, но и отражать данные в налоговой отчетности.

 

Одна из основных форм – расчет 6-НДФЛ. В нем показывают сведения об исчисленных и удержанных суммах налога и другие необходимые показатели.

 

Кроме того, в течение года работодателю приходится учитывать уведомления об исчисленных суммах НДФЛ для распределения денег на едином налоговом счете.

 

Правильный учет особенно важен при большом количестве сотрудников, выплатах несколько раз в месяц, применении вычетов и переходе отдельных работников на повышенную ставку.

 

Что будет, если не платить НДФЛ

 

 

Если работодатель удержал налог, но не перечислил его вовремя, возникают налоговые риски. Могут начисляться пени, а в предусмотренных НК РФ случаях применяться штрафные меры

.

Ошибки возможны и на другом этапе – например, если налог вообще рассчитан неправильно или в отчетности указана неверная сумма.

 

Поэтому бухгалтеру важно контролировать всю цепочку: начисление заработной платы, определение налоговой базы, применение вычета, удержание, уведомление, уплату и отражение данных в 6-НДФЛ.

 

Налоговые вычеты

 

Налоговый вычет позволяет уменьшить налоговую базу либо вернуть часть ранее уплаченного НДФЛ – в зависимости от конкретного вида вычета и способа его получения.

 

Это не дополнительная социальная выплата и не отдельный доход от государства. Механизм связан именно с налогом.

 

Например, стандартный детский вычет уменьшает облагаемую базу. Поэтому при ставке 13% сотрудник фактически экономит 13% от размера примененного вычета.

 

Как применять налоговые вычеты

 

Условия зависят от вида вычета. Некоторые может предоставить непосредственно работодатель, другие человек получает через налоговый орган или в упрощенном порядке при соблюдении необходимых условий.

 

Нельзя автоматически вычитать из зарплаты любую сумму расходов сотрудника. Для каждого вида предусмотрены основания, лимиты и подтверждающие документы.

 

Стандартные вычеты

 

Один из самых распространенных вариантов – вычет на ребенка.

 

В 2026 году ежемесячные размеры составляют 1 400 рублей на первого ребенка, 2 800 рублей на второго и 6 000 рублей на третьего и каждого последующего. Для ребенка-инвалида предусмотрен дополнительный вычет в зависимости от статуса лица, которое его обеспечивает. Детский вычет предоставляется до месяца, в котором доход, рассчитываемый нарастающим итогом, превысит 450 000 рублей.

 

Например, если налоговая база сотрудника до применения вычета составляет 100 000 рублей и ему положен вычет 1 400 рублей на первого ребенка, при ставке 13% налог рассчитывается с 98 600 рублей.

 

Имущественные вычеты

 

Имущественный вычет можно использовать, например, при покупке жилья при соблюдении установленных законом условий.

 

Механизм позволяет вернуть часть ранее уплаченного НДФЛ либо в отдельных случаях уменьшать налог через работодателя после подтверждения права на вычет.

 

Размер фактической экономии зависит от расходов, законодательных лимитов и ставки, по которой был уплачен налог.

 

Социальные вычеты

 

К этой категории относятся, в частности, расходы на лечение, обучение, физкультурно-оздоровительные услуги и некоторые другие расходы.

 

Для социальных вычетов установлены ограничения и правила подтверждения. Поэтому сам факт оплаты услуги еще не означает автоматический возврат определенного процента.

 

С 2026 года расширена возможность получения социального вычета за физкультурно-оздоровительные услуги в отношении расходов на родителей-пенсионеров.

 

Профессиональные вычеты

 

Профессиональные вычеты относятся к отдельным категориям физических лиц и доходов, например к некоторым выплатам по гражданско-правовым отношениям или авторским вознаграждениям.

 

Для обычной зарплаты штатного сотрудника такой вычет в стандартной ситуации не применяется.

 

Частые вопросы об НДФЛ

 

Что такое НДФЛ простыми словами?

 

Это налог с дохода физического лица. Когда человек получает зарплату, работодатель обычно сам вычисляет сумму, удерживает ее и перечисляет государству. Работнику поступает заработная плата уже после удержания.

 

Кто не платит НДФЛ с зарплаты?

 

Нельзя сказать, что существует широкая категория обычных работников, зарплата которых автоматически полностью освобождена от налога. Освобождение зависит от конкретного вида дохода и нормы НК РФ.

 

Некоторые выплаты работнику могут не облагаться НДФЛ полностью или в пределах установленного лимита, но обычный заработок по трудовому договору в общем случае является облагаемым доходом.

 

Как вычесть НДФЛ из зарплаты?

 

Если вся налоговая база находится в пределах ставки 13% и нет вычетов, расчет простой:

 

Зарплата на руки = начисленная зарплата − начисленная зарплата × 13%.

 

Например:

 

70 000 − 70 000 × 13% = 60 900 рублей.

 

При превышении порогов прогрессивной шкалы такой простой формулы для всей суммы уже недостаточно.

 

Сколько НДФЛ вычитают у разных сотрудников?

 

Процент зависит прежде всего от налоговой базы и категории дохода. Для основной группы доходов резидентов действуют ставки 13, 15, 18, 20 и 22%.

 

При этом конкретный работодатель рассчитывает налог по тем доходам, которые выплачивает именно он, без учета доходов человека у других налоговых агентов. ФНС прямо указывает на этот порядок.

 

Итоговый расчет по совокупности доходов при необходимости может быть произведен налоговым органом.

 

Как рассчитать НДФЛ, если известна сумма на руки?

 

При ставке 13% и отсутствии вычетов начисленную зарплату можно определить по формуле:

 

Начисленная зарплата = сумма на руки / 0,87.

 

Например, сотрудник должен получить 87 000 рублей:

 

87 000 / 0,87 = 100 000 рублей.

 

НДФЛ составит 13 000 рублей.

 

Но этот способ подходит только для простой ситуации с одной ставкой 13%. При прогрессивной шкале расчет зависит от накопленного дохода с начала года.

 

Как посчитать зарплату без НДФЛ на руки?

 

Если под «зарплатой без НДФЛ» имеется в виду сумма, которую сотрудник фактически получит, необходимо сначала определить начисленный доход и налог.

 

Например, при окладе 150 000 рублей и ставке 13%, без вычетов:

 

НДФЛ = 150 000 × 13% = 19 500 рублей.

 

На руки:

 

150 000 − 19 500 = 130 500 рублей.

Если применяется детский или другой стандартный вычет, налоговая база уменьшается, поэтому сумма к выплате будет немного выше.