Типичные ошибки при внедрении дистанционных осмотров (и как их избежать)

Фото из открытых источников

Дистанционные предрейсовые осмотры – это уже не будущее, а настоящее. Они позволяют бизнесу экономить время и деньги, повышать скорость работы и принимать решения быстрее, чем при традиционных способах медосмотров. Однако переход на эту технологию часто оказывается сложнее, чем кажется. Многие компании совершают ошибки: от покупки неподходящего оборудования до недостаточной подготовки сотрудников и проблем с интеграцией новых данных в старые системы. Это сводит на нет все преимущества цифровизации и может привести к провалу проекта.

Разберем четыре наиболее типичные ошибки, которые совершают компании при внедрении дистанционных осмотров, и предложим конкретные, простые решения, как их избежать. Наша цель – помочь сделать переход гладким, чтобы система дистанционных медосмотров работала эффективно, надежно и без сбоев.

Ошибка №1: Игнорирование подготовки персонала

Самая распространенная ошибка на начальном этапе – внедрение цифровых медосмотров без обучения и разъяснения. Руководство, сосредоточенное на экономическом эффекте, часто недооценивает человеческий фактор. Сотрудникам просто устанавливают новый терминал, а затем требуют им пользоваться.

Такой подход приводит к ряду негативных последствий:

1. Непонимание и страх перед технологией. Новое устройство воспринимается как сложный прибор, а не как полезный инструмент. Это вызывает психологическое сопротивление.

2. Увеличение количества ошибок. Без четкого понимания процесса прохождения дистанционных предрейсовых осмотров сотрудники действуют по наитию. Они совершают технические ошибки (неправильно надевают манжету для измерения давления или неправильно держат трубку для алкотестирования), что приводит к частым отказам или необходимости повторного прохождения осмотра, увеличивая простои. Также частыми причинами недопуска являются: прохождение осмотра в шапке или очках, измерение давления с надеванием манжеты на куртку или пиджак, нахождение в кадре видеокамеры не одного человека, проходящего осмотр, а нескольких.

3. Скрытый «саботаж». Фрустрация и непонимание приводят к нежеланию использовать систему или даже к повреждению оборудования.

4. Потеря времени. Вместо обещанной экономии времени из-за ошибок, непонимания интерфейса и необходимости звонить в поддержку, процесс осмотра затягивается.

Решение в этом случае простое. Необходимо показать сотрудникам, как пользоваться системой, объяснить, зачем это делать, подчеркнуть личные выгоды. После этого надо провести практический инструктаж, демонстрирующий правильную технику использования всех датчиков (например, как держать руку при замере давления или использовать трубку алкотестера). Дополнительно следует выдать краткую инструкцию с перечнем частых причин отказа в допуске, чтобы сотрудники могли их предотвратить.

Ошибка №2: Неправильное размещение оборудования

Неправильное расположение терминала для предрейсовых осмотров может перечеркнуть все усилия по оптимизации и привести к операционным проблемам.

Последствия неудачного размещения:

1. Очереди и пробки. Если терминал установлен в узком проходе, на пути интенсивного трафика или слишком далеко от основного маршрута водителей, это замедляет поток и вызывает простои.

2. Нестабильная связь. Размещение оборудования в «слепых зонах» с плохим Wi-Fi или слабым мобильным интернетом приводит к потере данных, долгой загрузке результатов и техническим сбоям, требующим перезапуска.

3. Неудачное освещение и фон. Камера терминала должна четко видеть лицо проходящего осмотр. Плохое освещение вызывает ошибки в биометрической идентификации. Частая причина недопусков – наличие постороннего человека в кадре. Если терминал установлен так, что камера захватывает общий зал или проходящих мимо людей, сотрудники не получат допуск к работе.

Решение такой проблемы – размещение оборудования на оптимальном маршруте следования сотрудника, где он проходит перед рейсом. Это поможет избежать очередей. Важно, чтобы камера видела только одного человека. Для этого надо выбирать место с нейтральной стеной в качестве фона, исключить проход людей за спиной осматриваемого и отражающие поверхности. Также нужно обеспечить стабильный, интернет и хорошее освещение.

Ошибка №3: Отсутствие четкого регламента на случай недопуска

Компании часто делают ошибку, полностью полагаясь на автоматизацию предрейсовых осмотров и не прорабатывая сценарии на случай, если удаленный медработник не допустит сотрудника (из-за давления, алкоголя или технической ошибки).

Это приводит к хаосу:

1. Паника сотрудника. Водитель не знает, что ему делать: идти домой, ждать приказа или проходить осмотр снова.

2. Неэффективность диспетчера. Диспетчер узнает о недопуске с задержкой или вообще не знает, кто и как должен ему об этом сообщить.

3. Сорванный рейс. Последствие – срыв графика и длительный простой техники, поскольку нет отработанной схемы быстрого поиска и оформления замены. Время, уходящее на выяснение «кто виноват и что делать», стоит компании денег и подрывает доверие к новой системе.

Надо заранее создать и протестировать пошаговую инструкцию для всех участников процесса. В личном кабинете необходимо настроить функцию автоматического оповещения ответственных работников о недопуске. Затем нужно довести до самого водителя порядок действий после отказа, будь то повторный осмотр через определенное время или направление к штатному медицинскому работнику. Важно также разработать план быстрой замены, имея алгоритм или список резервных сотрудников.

Ошибка №4: Ожидание идеальных результатов с первого дня

Многие руководители ожидают от новой системы дистанционных осмотров идеальной работы с первого дня. Когда в первые недели возникают неизбежные задержки, сбои или жалобы сотрудников, они делают поспешный вывод о неэффективности технологии. Такое игнорирование периода адаптации приводит к тому, что компания может отказаться от перспективного инструмента, не дав ему возможности стабилизироваться и начать приносить реальную пользу.

Для успешного внедрения необходимо заранее установить период адаптации и стабилизации продолжительностью 1-2 недели. В этот период небольшие сбои нормальны. Можно назначить ответственного куратора, который будет помогать сотрудникам оперативно справляться с техническими неполадками и собирать обратную связь. Окончательные выводы об эффективности системы следует делать только после завершения тестового периода.

Переход на дистанционные предрейсовые медицинские осмотры водителей – важный и эффективный шаг, но его успех зависит не от техники, а от подготовки. Обучение людей, правильно установленное оборудование, четкие инструкции и время на адаптацию системы – гарантия того, что новая технология начнет работать быстро и эффективно, принесет компании экономическую выгоду.