Виктор Михайлов: Несколько советов о грамотном и успешном проведении тренинга

Организовать и успешно провести тренинг не так просто, как кажется. Решение серьезной задачи требует системного подхода, и организация тренинга – не исключение. Поэтому надо сформулировать общий план проведения мероприятия. Конечно, единый алгоритм действий для организаторов мероприятий придумать невозможно. Но выработать более-менее универсальные принципы для проведения тренингов вполне под силу. 

 Кто, зачем и для чего? Первые шаги в подготовке тренинга

Вы решили организовать тренинг. И хотите провести его на достойном уровне, собрав полный зал. С чего начать? Прежде всего, надо определить: тему тренинга, стоимость тренинга, планируемое количество участников мероприятия, дату проведения мероприятия. Подумайте и постарайтесь понять, под силу ли вам организовать тренинг по конкретной теме, если он обойдется в определенную сумму. Может быть, вы просто не сможете финансово обеспечить проведение мероприятия. Если все сходится, то можно переходить к следующему этапу – анализу продукта. 

Продукт тренингового бизнеса – это тренер, тренинг и организатор. Чтобы провести успешное мероприятие, прежде всего, надо ответить на вопросы: что представляет собой сам тренинг, кем является тренер, кому тренинг может быть интересен и с какой целью. Для этого мы должны изучить имеющуюся информацию и о самом тренинге, и о тренере, который его проводит. 

Разведка боем. Как узнать целевую аудиторию и ее примерную численность?

Тренинг и тренер могут быть очень интересны вам лично, но востребованы ли они обществом? На этот вопрос также необходимо ответить еще до начала основных организационных мероприятий. 

Первое, что надо сделать, – определить целевую аудиторию тренинга. Желательно узнать мнение потенциальных клиентов тренинга, выслушать их ожидания. Современные интернет-технологии позволяют провести достаточно эффективные и информативные опросы в социальных сетях. В процессе этого мини-исследования мы получаем информацию о потенциальной целевой аудитории, ее запросах, выясняем, что конкретно или примерно люди ожидают от тренинга и тренера. 

Кстати, проведение исследования или опроса, пусть даже в социальных сетях, – неплохой маркетинговый ход. Мало того, что мы получаем общее представление о запросе аудитории, так еще и начинается информационный ажиотаж вокруг планируемого мероприятия. Люди интересуются, что будет происходить, в чем суть тренинга, кто будет тренером. Делятся друг с другом полученной информацией. Так наш опрос начинает работать в качестве компонента рекламной кампании. 

Время летит быстро. Как определить сроки продажи тренинга?

Следующий этап разумно начинать, если мы провели исследование и четко установили для себя – спрос на тренинг есть, люди готовы в нем участвовать. Что дальше? Намечаем сроки продажи тренинга. Они прямо зависят от того, сколько будет продолжаться сам тренинг. Если его длительность составляет всего два – три дня, то целесообразно начинать продажу тренинга за три месяца до начала. Если тренинг более интенсивен и будет продолжаться шесть-двенадцать дней, то в два-два с половиной раза возрастает и время, необходимое на продажу. Тогда оно будет составлять от шести до восьми месяцев. 

Ваше слово, товарищ бухгалтер. Как составить бюджет?

Очень большую роль играет грамотно составленный бюджет. Если вы с этой задачей не справитесь, тренинг будет провален. Как правильно составить бюджет? Во-первых, необходимо посчитать стоимость тренинга. Она состоит, прежде всего, из стоимости аренды помещения, где будет проходить мероприятие, стоимости гостиничных номеров, транспортных расходов, гонорара тренера и других участников. Этот подсчет даст вам первое представление о реальной стоимости тренинга и позволит ответить на вопрос, реально ли с финансовой точки зрения провести подобное мероприятие. 

К бюджету надо обязательно прибавить непредвиденные расходы, которые могут быть вызваны самыми разными нештатными ситуациями: от плохой погоды и пробок на дорогах до внезапного отказа собственника помещения предоставить его в аренду. Некоторая денежная сумма также должна находиться в распоряжении для покрытия возможных непредвиденных расходов. 

Надо понимать, что в процессе продажи тренинга, подготовки к его проведению бюджет мероприятия может меняться, причем весьма существенно. 

Что мы заработаем: как определить прибыль? 

Следующий этап в формировании финансовой части мероприятия – оценка его рентабельности. Необходимо определить, какое самое минимальное количество клиентов может его посетить. Здесь нам поможет то самое исследование спроса, о котором шла речь выше. Надо определиться и с ожиданиями – хотим ли мы заработать на мероприятии, сколько хотим заработать, если финансовая выгода не является целью проведения тренинга, то какие иные позитивные последствия он может для нас повлечь. Далеко не все тренинги проводятся исключительно ради прибыли. Многие из них организуются компаниями как стартовые для других, более масштабных проектов. 

Реклама должна быть эффективной

Выяснив все эти вопросы, целесообразно начать рекламную кампанию. Она включает в себя рассылку приглашений в социальных сетях, расклейку объявлений, рекламу в средствах массовой информации. Здесь все в ваших руках – и креатив рекламы, и ее плотность, и стоимость. Реклама должна максимально эффективно отработать вложенные в нее средства. Благодаря рекламной кампании, вы наберете группу тренинга.

Естественно, что по мере приближения главной даты, дня проведения тренинга, могут возникать разные непредвиденные обстоятельства, а маркетинг мероприятия совершенствоваться и даже изменяться. Одновременно ведется подготовка и самого тренинга. Это, как говорится, дело техники. Определяются функциональные зоны на площадке проведения тренинга. Разграничиваются функциональные обязанности персонала, участвующего в тренинге.

Будьте как дома: радушный прием очень важен

Настает самый важный для нас день – начало тренинга. Организатору предстоит встретить тренера, участников и гостей мероприятия. Обеспечить их размещение, выполнить те обязательства, которые указаны в райдере тренера, и свои дополнительные обещания, если они имели место быть. Если тренинг многодневный, то и эти функции придется выполнять в течение всего времени его проведения. На это время организатор превращается в радушного хозяина, для которого комфорт гостей – превыше всего. 

Виктор Михайлов, организатор, продюсер бизнес-тренингов, http://proshift.info/.