Как выбрать event-агентство и не прогадать?

Организация корпоративного мероприятия – серьезный труд целой команды талантливых специалистов. Нередко творческий процесс со стороны выглядит как развлечение, но обязательно включает креатив и фантазию. Индустрия развлечений постоянно растет и развивается. Чтобы профессионалы приятно удивили заказчиков, необходимо правильно выбрать event-агентство.

Тип агентства: кто справиться с организацией праздника лучше

Выбирают организаторов мероприятия, руководствуясь собственными возможностями и целями. Свои услуги предлагают несколько event-агентств:

• Крупные. Организационный процесс здесь поставлен на поток, есть разные наработки и концепты. Хватает и ресурса для организации торжеств любых масштабов. Чаще всего таких партнеров выбирают большие корпорации.
• Маленькие. Практикуют персональный подход, ориентированы на каждого клиента. Заказчик может принимать участие в подготовке, разработке плана мероприятия. Организовать крупное торжество сможет не каждое маленькое агентство.
• Узкопрофильные. Занимаются организаций конкретных праздников (выезд на природу, тимбилдинги, семинары и пр.).

Если заказчик точно знает, какой формат мероприятия необходимо подготовить, логичен выбор ивент-агентства узкого профиля. Универсальная компания подходит для тех, кто не устанавливает четких рамок.

Основные критерии выбора: на что ориентироваться

Выбирать подходящего партнера специалисты отрасли рекомендуют по ряду критериев.

Опыт и профессионализм

Стоит изучить сайт компании, посмотреть кейсы и список клиентов. Идеально, когда в портфолио есть отчет о тех проектах, которые выбрал заказчик.

Репутация

Важная составляющая, которая определяется отзывами заказчиков и партнеров (поставщиками). Квалифицированных организаторов готовы рекомендовать эксперты отрасли. В специализированных СМИ периодически публикуют рейтинги компаний. Сюда попадают исключительно агентства с опытом, отличной репутацией, наградами и премиями.

Рейтинги не всегда показательны, поскольку сложно оценить успешность и качество реализованных проектов.

Уровень сервиса и ориентированность на клиентов

Представители организатора должны вежливо общаться с потенциальными клиентами, отвечать на письма, прислушиваться к пожеланиям, проявлять инициативу. В ходе организации мероприятия выделяют отдельного куратора, который занимается всеми вопросами.

Комплексные услуги «под ключ»

Не все клиенты готовы погружаться в процесс подготовки. Им нужна организация, которая предоставляем комплексные услуги. Клиент избавляется от хлопот, перекладывает их на плечи профессионалов. Все проблемы подрядчик берет на себя, а присутствующие на празднике получают удовольствие.

Следует заранее выяснить, готов ли организатор взять на себя все хлопоты и задачи – от выбора поставщика продуктов для банкета до постановки шоу-программы.

Заключение

Подбор event-агентства всегда начинается с изучения сайта, заканчивается личным общением. На встрече клиент предоставляет бриф, представители организатора – адекватно на него реагируют, вовремя отвечают на письма, демонстрируют свою компетентность, ориентируются на пожелания и настроение клиента. Во время беседы можно и необходимо задавать вопросы, в том числе и неудобные.