Принципы организации международных конференций

С понятием международной конференции человечество познакомилось в ХХ веке. И связано это было с:

• развитием европейской интеграции;
• последствиями разрушительных мировых войн;
• появлением неизлечимых болезней.

Все это создавало условия для формирования традиций и норм этикета проведения встреч в мировом или континентальном масштабе.

По общему правилу любая конференция при наличии хотя бы одного иностранного участника может считаться международной. Условие, которое отличает такую встречу от общегосударственной и региональной – повышенные требования к организации. Здесь не может быть недостатка стульев, канцелярии или отсутствовать какие-либо мультимедийные возможности для демонстрации установленных регламентом роликов или трансляций.

Именно по этой причине создается немало компаний, специализирующихся на организации и проведении конгрессных встреч. Но к оформлению событий международного характера допускаются единицы. Тем более что такие компании в рамках подготовки должны решить вопросы с подбором помещений для:

• проведения встречи и сопутствующих деловых мероприятий;
• проживания и питания;
• организации культурного досуга.

Обычно международные конференции проводятся в специально приспособленных для этих целей помещениях. Такие залы оборудованы мультимедийным, световым, акустическим оборудованием, гаджетами с возможностью доступа к Всемирной паутине, оргтехникой, канцелярией. Соответствующей должна быть меблировка: столы, стулья с пюпитрами, трибуны и прочее. Аналогичные холлы имеются в выставочном комплексе «Экспоцентр».

Под понятием помещений, которые предназначены для сопутствующих деловых мероприятий, принято подразумевать залы для организации семинаров и дискуссий в групповом формате, проведения деловых переговоров, кофе-брейков, мастер-классов, дегустаций и фуршетов.

Учитывая, что мероприятия конгрессного характера длятся не один день, то организовывать проживание и питание, помимо фуршетов, обязательно. Приглашенные участники должны обслуживаться по высшему разряду с учетом бюджета мероприятия. Таким образом поселение осуществляется в гостиницы недалеко от выставочных или бизнес-центров, где и проходят основные встречи. Однако расстояние большой роли не играет, поскольку в любом случае будет организован трансфер гостей конференции.

Культурный досуг может быть организован в любом формате — от проведения спортивных соревнований до массового посещения театральных подмосток.

Все это оговаривается накануне и должно быть соотнесено с регламентом международной встречи.