Как организовать конференцию в Москве?

Любое подобное мероприятие, стартующее в столице, требует значительной подготовки: место определяет статус события, значит, кураторы должны приложить максимум усилий. Все процессы сводятся к решению двух групп задач: поиск помещения и его обустройство, приглашение участников и конкретизация программы.

Работа с аудиторией и докладчиками

В зависимости от того, какие цели ставятся по итогам конференций, выделяются следующие возможности их классификации:

• Локальные, региональные, общегосударственные;
• Национальные, международные;
• Мемориальные, юбилейные, праздничные;
• Многопрофильные, узкоспециализированные;
• Обучающие, деловые.

После уточнения темы проектируемого мероприятия организаторы доносят ее до потенциальных участников – через рассылки, исследовательские, учебные организации, бизнес-центры и СМИ. Всегда заранее фиксируется круг вопросов, допустимых к обсуждению, также оглашаются размеры организационного взноса. Куратором встречи обычно приходится укладываться в жесткие рамки бюджета, формируемого за счет участников и инвесторов.

Создание благоприятных условий

Самыми удобными являются конференц залы для деловых встреч: в Москве они находятся на вершине спроса, так как представляют собой полностью обустроенную зону, предназначенную для обсуждения деловых вопросов. Аренда такого помещения, как правило, осуществляется на основе тарифной сетки, при этом прайс-лист составляется с учетом возможностей заинтересованных клиентов и обычно может корректироваться в пользу заказчика.

При выборе помещения следует учитывать ряд важных параметров:

• Соответствие полезной площади масштабу мероприятия;
• Наличие требуемого количества мебели, кулера;
• Качество освещения;
• Наличие полного набора оборудования, в том числе оргтехники;
• Возможность организации обеда/ужина в пределах комнаты или хотя бы в этом же здании;
• Присутствие техники, обеспечивающей качественный звук;
• Полноценность вентиляционной системы.

Подобное обслуживание входит в компетенцию передовых московских отелей.

Специфика организации международных встреч

Помимо указанных выше основ, кураторы должны заранее обозначить языковой диапазон, договориться с профессиональными переводчиками, обеспечить трасфер, жилье и досуг гостей. Людям, приехавшим в столицу издалека, желательно предложить на выбор экскурсионные программы.

Главными целями международных встреч может быть решение следующих вопросов:

• Расширение кругозора, обсуждение культурных достижений;
• Презентация новейших технологических разработок;
• Обучение аудитории новым навыкам;
• Совершенствование отраслевых методик.

Конференции помогают приглашенным получить подробные знания, поэтому все передаваемые аудитории материалы должны точно соответствовать и наиболее полно раскрывать тематику встречи.

Если уделить внимание каждому организационному аспекту, такое массовое мероприятие не только увенчается успехом, но и даст обширную пищу для размышлений, станет источником новых познаний и практических навыков.