3 простых инструмента для превращения времени в деньги. Тайм менеджмент в отделе продаж

Время менеджеров по продажам, потраченное впустую — это упущенная прибыль вашей компании. Наблюдения показывают, что без грамотной организации работы отдела продаж его сотрудники до половины рабочего времени расходуют неэффективно: занимаются второстепенными делами в ущерб приоритетным, беспорядочно переключаются между задачами, отвлекаются на разговоры, социальные сети и перекуры. При правильном тайм-менеджменте производительность отдела продаж значительно возрастает — это позволяет увеличить продажи без увеличения численности сотрудников, а также без неадекватной нагрузки на них.

Предлагаем вашему вниманию три инструмента тайм-менеджмента, которые, несмотря на свою простоту, помогут вашему отделу продаж работать более эффективно: 

1. Заранее составляйте план работы на день и на неделю;

2. Делите задачи на «жесткие» и «гибкие»;

3. Используйте матрицу Эйзенхауэра.

План работы

Составление плана работы — это самый очевидный инструмент тайм-менеджмента, но вместе с тем и один из самых действенных. Обдумайте, какими задачами ваши специалисты занимаются регулярно, и заранее отведите для них необходимое время. Так как мы говорим в данной статье об отделе продаж, в числе регулярных задач обязательно будут следующие:

• звонки с целью поиска новых клиентов (холодные звонки);

• звонки существующим клиентам;

• встречи с клиентами;

• подготовка и рассылка коммерческих предложений;

• совещания и планерки;

• проверка электронной почты.

NB: В регулярные задачи также следует включить подведение итогов за день и планирование следующего дня. 

Если для каждой из регулярных задач будет отведено конкретное время, то ваши сотрудники не будут тратить время на бессистемное переключение между делами или на раздумья: «Чем бы сейчас заняться? Холодными звонками? Ой, нет, отложу на потом». 

Кстати, если в вашей компании продажи осуществляются посредством личных встреч с клиентами, то планерку желательно проводить ближе к вечеру — это даст вам возможность обсудить проведенные за день встречи и их результаты.

Разделение задач на «жесткие» и «гибкие»

Придерживаться плана работы будет значительно проще, если он будет составлен с учетом «жестких» и «гибких» задач. «Жесткие» задачи — это дела, привязанные к определенному времени (встречи, запланированные звонки, совещания, семинары и т. д.). «Гибкие» задачи имеют определенные сроки выполнения, но сам процесс их исполнения может сдвигаться во времени. К ним относится подготовка и рассылка коммерческих предложений, внесение данных в CRM-систему, ведение отчетности, переписка по электронной почте, подготовка документации и др.

При составлении плана (на день и на неделю) сначала нужно указывать «жесткие» задачи с учетом времени, требуемого для их выполнения. Если вы запланировали несколько встреч, примите во внимание не только собственно встречи, но также и время на сборы, дорогу и небольшой отдых в промежутках — он необходим для осмысления, анализа и подготовки к следующей встрече.

Затем в план добавляются «гибкие» задачи в зависимости от их срочности, а также с учетом оптимальности выполнения. К примеру, звонкам лучше уделить утренние часы, чтобы по итогу разговора назначить встречу на этот же день. Следует обращать внимание на дедлайны «гибких» задач, потому что при затягивании и откладывании они превращаются в «жесткие» задачи!

NB: Устанавливайте реальные дедлайны — в противном случае у вас будет не планирование, а составление списка пожеланий.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра (таблица Эйзенхауэра, квадрат Эйзенхауэра) — распространенный инструмент тайм-менеджмента, позволяющий правильно расставить приоритеты и адекватно распределять между ними время. Она представляет собой четыре квадранта задач:

A) срочные важные

B) несрочные важные

C) срочные неважные

D) несрочные неважные

Так как вы уже составили план работы и включили туда все основные задачи, матрица Эйзенхауэра вам понадобится при неожиданном возникновении каких-то новых дел. Распределив их по квадрантам матрицы, вы сможете выполнять их в правильной очередности. Не секрет, что в суматохе рабочего дня задачи из квадранта C (срочные неважные) часто отвлекают внимание от задач из квадранта B (несрочные, но важные). Матрица поможет вам минимизировать суету и осознать, что на самом деле стоит выполнять, а чем можно пренебречь в условиях дефицита времени.

Управляющий партнер компании SalesUp Consult Дмитрий Чередник.

Успехов вам и высоких продаж!